L’administration et les différents services supports de l’école ne chôment pas pendant le confinement.
Sur place, 4 administrateurs effectuent les astreintes et une permanence de fonctionnement, ils assurent l'accueil téléphonique, gèrent différentes messageries et font la liaison avec les collègues en télétravail.
Sur place ou à distance, l’école continue d’assurer les fonctions « ressources humaines », comptabilité et administratives de toutes sortes. Le téléphone continue de sonner, les courriels d’arriver, et nous nous devons d’y répondre.
A distance, les différents services traitent du mieux possible les demandes qui continuent de leur parvenir, avec les moyens dont ils disposent.
Pour la partie RH, la période de confinement génère beaucoup de travail supplémentaire lié à la gestion des situations individuelles des agents (autorisations d’absence, télétravail, maladie, retour sur site…) les informations à transmettre à l’ensemble du personnel, le retraitement de données, les sollicitations des uns et des autres sur des sujets très variés, l’abondance de mail, la préparation du plan de dé-confinement.
A cela s’ajoutent des dossiers importants et volumineux tel que Qualiopi (certification qualité des prestataires d’actions de formation), l’inspection hygiène et sécurité, la mise en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données...
Tout cela ne va pas sans quelques difficultés, il faut bien le reconnaître. Tous les personnels administratifs ne sont pas équipés d'ordinateurs portables et organisés pour le télétravail. Il y a aussi les difficultés liés à ce nouveau mode de travail, au rythme différent, aux conditions de travail à domicile pas toujours optimales. "Tout prend plus de temps car beaucoup de communication par mail, le temps plus long de téléchargement des fichiers, les petits soucis de connexion au serveur, les manipulations supplémentaires pour imprimer un doc, en passant par une personne présente sur le site de l’école par exemple, il faut se montrer inventif et astucieux afin de trouver des solutions, la lecture uniquement sur écran est aussi parfois un peu difficile par exemple quand on a des docs de plus de 50 pages..."
